Αντιμετωπίζω το άγχος στην δουλειά - Οργανώνω το χρόνο μου και τις εργασίες μου

Ακρόαση άρθρου......

Η οργάνωση της δουλειάς και του χρόνου μας, αφορά στο πως και αν βάζουμε στόχους, προτεραιότητες, πως μοιράζουμε το χρόνο και τις δουλειές μας, πως αξιοποιούμε με τον βέλτιστο τρόπο τους πόρους μας και πως αξιολογούμε το παραχθέν έργο. Όσο καλύτερα οργανώνουμε τη δουλειά μας αλλά και τη ζωή μας τόσο λιγότερο μας αγχώνει ο χρόνος. Η οργάνωση μας βοηθάει να ξέρουμε αν και τι θα προλάβουμε να κάνουμε.

Η οργάνωση πρέπει να βρίσκεται σε μια χρυσή ισορροπία με την ευελιξία. Το ότι οργανώνουμε δεν σημαίνει ότι έχουμε προβλέψει και λύσει τα πάντα. Σημαίνει όμως ότι έχουμε ξεκαθαρίσει και αποφασίσει έναν στόχο και έχουμε σχεδιάσει κάποια βήματα για την υλοποίηση του.

Για αρκετούς ανθρώπους ωστόσο, η οργάνωση δεν είναι μια συμπεριφορά που τους βγαίνει φυσικά και αβίαστα, με αποτέλεσμα να χρειάζονται έναν «οδηγό» προκειμένου να εξελίξουν οργανωτικές δεξιότητες. Οι παρακάτω οδηγίες στοχεύουν σε αυτό ακριβώς.

Παρατήρηση

Πριν προβείτε σε οποιαδήποτε αλλαγή, όσον αφορά στον τρόπο που εργάζεστε, πρέπει πρώτα να αποφασίσετε αν και τι χρειάζεται αλλαγή. Για να γίνει αυτό είναι καλό να παρατηρήσετε πρώτα, για μια εβδομάδα το λιγότερο, και να γράψετε τι κάνετε στη δουλειά σας και για πόσο χρόνο. Αυτό θα σας βοηθήσει να έχετε μια εικόνα του που δαπανάτε τον εργασιακό σας χρόνο και να αποφασίσετε τι χρειάζεται αλλαγή. Αν διαπιστώσετε ότι δαπανάτε περισσότερο χρόνο από ότι πιστεύατε σε μη παραγωγικές εργασίες, χρειάζεται μάλλον να προετοιμαστείτε για κάποιες αλλαγές.

Βάλτε Στόχους

Οποιαδήποτε αλλαγή είναι πετυχημένη όταν μπορεί να προσδιοριστεί με ακρίβεια τέτοια, που να μπορούμε να συμφωνούμε όλοι ότι έχει όντως επιτευχθεί. Άρα χρειάζεται οι στόχοι μας να περιγράφονται με σαφήνεια για ξέρουμε ότι όντως τους πετύχαμε, ή όχι. Ένας στόχος θεωρείται ορθά τοποθετημένος αν είναι συγκεκριμένος, μετρήσιμος, συμφωνημένος, ρεαλιστικός και χρονικά προσδιορισμένος (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Timely). Οι ασαφείς στόχοι συνήθως χάνονται και ξεχνιούνται μέσα στο χρόνο ή απλά εικάζουμε ότι τους πετύχαμε ή όχι.

Τοποθετήστε το στόχο σας μέσα στο χρόνο. Τι θέλετε να έχετε καταφέρει; Πως το μετράτε; Μέχρι πότε; Τι βήματα ή ενέργειες χρειάζεται πιθανόν να γίνουν για να τον πετύχετε.

Σημαντικό - Επείγον - Περιττό

Ιεραρχήστε τις εργασίες σας. Δεν είναι όλες οι δουλειές που έχουμε να κάνουμε το ίδιο σημαντικές ούτε το ίδιο επείγουσες. Σημαντικές είναι οι εργασίες που εξυπηρετούν το στόχο μας και τα βασικά μας εργασιακά καθήκοντα. Επείγουσες είναι οι εργασίες που είναι σημαντικές αλλά επειδή δεν έγιναν στον κατάλληλο χρόνο, κατέληξαν να έχουν το χαρακτήρα του επείγοντος. Όσο καλύτερα είμαστε οργανωμένοι τόσο λιγότερες επείγουσες εργασίες έχουμε να διεκπεραιώσουμε μέσα στη μέρα. Περιττές είναι οι εργασίες, που δεν εξυπηρετούν κάτι σημαντικό και θα μπορούσαν και να μην είχαν γίνει.

Φροντίστε να δίνετε προτεραιότητα σε εργασίες που είναι σημαντικές και εξυπηρετούν τις βασικές σας αρμοδιότητες. Δαπανήστε τον περισσότερο χρόνο σας σε αυτές και αξιοποιήστε τον κενό χρόνο σας ευέλικτα κάνοντας δευτερεύουσας σημασίας πράγματα. Αν αναλώνετε πολύ χρόνο σε επείγοντα ίσως υπάρχουν περιθώρια καλύτερης οργάνωσης χρόνου ούτως ώστε κάποιες εργασίες να μην καταλήγουν να γίνονται επείγουσες.

Τι σας κλέβει χρόνο;

Συνειδητοποιήστε το χαμένο εργασιακό χρόνο. Συχνά δαπανούμε χρόνο μη παραγωγικό σε άσχετες δραστηριότητες. Το σερφάρισμα στο διαδίκτυο και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης «κλέβουν» από το χρόνο μας πιο πολύ από ότι συνήθως πιστεύουμε. Η κουβέντα με τους συναδέλφους και το τσιγάρο μήπως κρατάνε πιο πολύ από όσο σκοπεύουμε; Η παρατήρηση που ανέφερα στην αρχή θα σας βοηθήσει να καταλάβετε ακριβώς πόσο χρόνο ξοδεύετε σε τέτοιες δραστηριότητες. Αν έχετε την αίσθηση ότι ο εργασιακός χρόνος δεν αρκεί, ίσως χρειάζεται να μειώσετε αυτούς τους χρονοκλέφτες.

Κάντε ένα διάλλειμα

Όταν έχουμε πολύ δουλειά, θεωρούμε το διάλλειμα χάσιμο χρόνου. Και όμως, τα διαλείμματα τα χρειαζόμαστε για να ξεκουράζεται το μυαλό ή το σώμα μας για λίγο, για να φάμε κάτι και να πάρουμε ενέργεια προκειμένου να συνεχίσουμε. Η συνεχόμενη χωρίς διάλλειμα εργασία, σπάνια είναι αποδοτική για μακρύ χρονικό διάστημα. Βέβαια για πολλούς το διάλλειμα σημαίνει ενασχόληση με όλα τα παραπάνω που χαρακτηρίσαμε χρονοκλέφτες. Αξιοποιήστε το διάλλειμα σας παραγωγικά ούτως ώστε να γεμίσετε την ενέργεια που χρειάζεστε για να συνεχίσετε τη μέρα σας.

Οργανωθείτε γραπτά

Χρησιμοποιήστε λίστες. Καταγράψτε εκκρεμότητες, στόχους, εργασίες που θέλετε να κάνετε. Χρησιμοποιήστε την γραπτή οργάνωση, καθώς βοηθάει να βάζετε τις σκέψεις σας σε τάξη αλλά και να συνδέσετε τις δουλειές σας με την χρονική τους διεκπεραίωση. Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται με την γραπτή απεικόνιση των σκέψεων τους.

Ξεκινήστε είτε με μια οργανωμένη δομή (π.χ λίστα εκκρεμοτήτων, λίστα δεξιοτήτων που θέλω να αναπτύξω) ή γράφοντας ελεύθερα σκέψεις τις οποίες μπορείτε μετά να τις ομαδοποιήσετε σε κατηγορίες. Μη διστάσετε να ζητήσετε τη βοήθεια ενός συναδέλφου αν χρειαστεί.

Προτιμήστε κάποιον που διακρίνεται από οργανωτική ικανότητα. Ένας άλλος λόγος για τον οποίο πολλοί αποφεύγουν να γράψουν πράγματα είναι γιατί αισθάνονται πως αν κάτι γραφτεί αποκτά μεγαλύτερη σημασία και πραγματική υπόσταση. Και όμως, για να επιτύχετε μια αλλαγή πρέπει πρώτα να πειστείτε ότι όντως κάτι χρειάζεται να αλλάξει.

Προγραμματίστε τη μέρα σας

Πολλοί αναγνώστες αισθάνονται ήδη άγχος στην ιδέα και μόνο να προγραμματίσουν τη μέρα, την εβδομάδα ή και το μήνα τους. Και όμως για να ξέρετε ότι κάτι έχετε πετύχει και τι είναι αυτό, χρειάζεται ο προγραμματισμός.

Καταγράψτε τι θα κάνετε στη δουλειά την επόμενη μέρα ή και εβδομάδα και υπολογίστε το χρόνο που χρειάζεστε περίπου για να γίνουν. Ύστερα προσπαθήστε να εφαρμόσετε το πρόγραμμα σας. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να καταγράψετε τι διεκπεραιώσατε και τι όχι. Αν κάτι προγραμματισμένο δεν το κάνατε, σημειώστε το λόγο. Δεν πρόκειται για αξιολόγηση του πόσο καλά τα πήγατε αλλά για μια αντιπαραβολή με την πραγματικότητα προκειμένου να βελτιώσετε τις οργανωτικές σας δεξιότητες.

Πολλοί απογοητεύονται αν ο προγραμματισμός τους αποτύχει και δεν το επιχειρούν ξανά. Κι όμως αυτή είναι η ευκαιρία σας να διαπιστώσετε τι κάνατε λάθος και να επαναπρογραμματιστείτε. Μην απογοητεύεστε. Η εξάσκηση θα σας βελτιώσει.

Βάλτε τέλος στην αναβλητικότητα

Λύστε τα θέματα αντί να τα αποφεύγετε. Αν δεν καταπιάνεστε με μια δουλειά και την αποφεύγετε, μάλλον κάτι σας ζορίζει. Βρείτε τι είναι αυτό και λύστε το. Η αποφυγή - το ξέρετε καλά - συσσωρεύει δουλειά και μακροπρόθεσμα, άγχος. Όλα τα παραπάνω βήματα είναι ένας τρόπος για να καταπολεμήσετε την αναβλητικότητα σας. Κάνοντας τα πράγματα πιο ξεκάθαρα, πιο συγκεκριμένα και υλοποιήσιμα, καταπολεμάτε μεγάλο μέρος της αναβλητικής σας διάθεσης.

Ανεξαρτήτως του πως ήταν η χθεσινή και η προχθεσινή μέρα, σήμερα πηγαίνετε στην δουλειά σας με χαμόγελο και αισιοδοξία.

Όχι με την ψευδαίσθηση ότι σήμερα θα πάνε όλα καλά και δεν θα συναντήσετε καμία δυσκολία αλλά με τη βεβαιότητα πως και αυτή η δυσκολία - όπως και όλες οι προηγούμενες - θα λυθεί και θα ξεπεραστεί. Η θετική διάθεση άλλωστε είναι μεταδοτική και μπορείτε να βοηθήσετε και τους συναδέλφους σας να την ενστερνιστούν με την πάροδο του χρόνου.

Διαβάστε και τα σχετικά άρθρα που αποτελλούν μέρος της ίδιας ενότητας, Αντιμετωπίζω το άγχος στην δουλειά - Αλλάζω τις αρνητικές σκέψεις μου και Αντιμετωπίζω το άγχος στην δουλειά - Βελτιώνω τον τρόπο που επικοινωνώ

Συγγραφή - Επιμέλεια Άρθρου

Βάλια Παυλίδου - Ψυχολόγος

Βάλια Παυλίδου: έχει επιβεβαιωθεί από το Psychology

Οι πληροφορίες που αναφέρονται στον επαγγελματικό κατάλογο ειδικών παρέχονται από τους ίδιους τους ειδικούς, κατά την εγγραφή τους στο σύστημα. Όταν βλέπετε την ένδειξη «έχει επιβεβαιωθεί από το Psychology”, σημαίνει ότι το Psychology έχει ελέγξει, με email, τηλεφωνικά ή/και με λήψη των σχετικών εγγράφων, τα ακόλουθα στοιχεία:

• Ότι ο ειδικός είναι υπαρκτό πρόσωπο.
• Ότι τα πτυχία οι τίτλοι και οι εξειδικεύσεις που αναφέρει είναι αληθινά.
• Ότι οι πληροφορίες που αναφέρει ισχύουν.

Η Βάλια Παυλίδου είναι ψυχολόγος Γνωστικής Συμπεριφορικής Κατεύθυνσης και εργάζεται από το 2011 ιδιωτικά στην Θεσσαλονίκη παρέχοντας ψυχοθεραπεία και συμβουλευτική σε ενήλικες.

6934439522

Δείτε όλα τα άρθρα Σελίδα ειδικού