Το να μην ξεκινήσεις είναι πάντα πιο εύκολο από το να κάνεις ακόμα και το πιο απλό βήμα

Όταν ο γιος μου ήταν δώδεκα ετών, αποφάσισε πως ήθελε μέχρι τα δεκατέσσερά του να έχει καταφέρει να γίνει αρχιπρόσκοπος. Ήταν ένας δύσκολος στόχος από κάθε άποψη, αλλά το προσπαθήσαμε μαζί, αποκομίζοντας πολλές εμπειρίες από αυτή τη διαδικασία.

Το απόσπασμα είναι από το βιβλίο Χωρίς κόπο του Greg Mckeown που κυκλοφόρησε από τις εκδόσεις Διόπτρα στις 23 Φεβρουαρίου.

Λίγο πριν γίνει δεκατεσσάρων, ξεκίνησε το τελικό του σχέδιο με τους προσκόπους, το οποίο περιελάμβανε μια ομαδική εργασία, με σαράντα ακόμα άτομα, για την ανοικοδόμηση ενός φράχτη μήκους 54 μέτρων που είχε καταστραφεί τον προηγούμενο χρόνο κατά τη διάρκεια των πυρκαγιών της Καλιφόρνια.

Το μόνο που έμενε να κάνει ήταν να τελειώσει την αναφορά για το έργο. Δεν φαινόταν να είναι κάτι δύσκολο, αλλά ύστερα από σχεδόν δύο χρόνια αδιάκοπης εργασίας στους προσκόπους αυτό φάνταζε τόσο βαρύ ως σκέψη, ώστε ήταν πολύ πιο εύκολο να το αναβάλλουμε. Ξεκινήσαμε από νωρίς το έργο.

Στην πραγματικότητα, όταν φτάσαμε στα μισά, είχαμε χάσει ήδη την ορμή μας. Αλλά μερικές φορές η ολοκλήρωση ενός έργου μοιάζει πολύ πιο δύσκολη από το ξεκίνημά του.

Δεν σταματούσαμε να σκεφτόμαστε όλων των ειδών τις λεπτομέρειες που θα μπορούσαν να κάνουν την αναφορά μας ακόμα καλύτερη: μια εισαγωγή γεμάτη λεπτομέρειες και φωτογραφίες του έργου, που θα πλαισιώνονταν από γραφικά επαγγελματικού επιπέδου.

Το γεγονός ότι είχαμε δει πολύ προσεγμένα σχέδια άλλων προσκόπων, που είχαν ξοδέψει εκατοντάδες ώρες (ή τουλάχιστον οι γονείς τους, στις περισσότερες περιπτώσεις), δεν βοηθούσε στην περίπτωσή μας. Αυτό ανέβαζε ακόμα πιο ψηλά τον πήχη των προσπαθειών που θεωρούσαμε ότι έπρεπε να φτάσουμε. Και κάπως έτσι το έργο σταμάτησε να προχωρά.

Κάθε φορά που σκεφτόμασταν να το ξαναπιάσουμε, νιώθαμε να πελαγώνουμε.

Οι μέρες άρχισαν να κυλούν χωρίς να σημειώνεται καμία πρόοδος.

Ύστερα από δύο εβδομάδες, έτυχε να κάνω μια έρευνα γύρω από τις διαδικασίες απλούστευσης πολύπλοκων οργανισμών.

Και ξαφνικά μου έγινε ξεκάθαρο: εμείς οι ίδιοι κάναμε τη δια­δικασία πολύ πιο δύσκολη απ’ όσο θα μπορούσε να είναι. Προσθέσαμε τόσα βήματα –έστω και νοητικά–, που φτάσαμε στο σημείο να μας φαίνεται δύσκολο οποιοδήποτε βήμα.

Οπότε κάθισα για λίγο και αναρωτήθηκα: «Ποια είναι τα ελάχιστα αναγκαία βήματα για να ολοκληρωθεί το έργο;». Δεν χρειαζόταν να φτιάξουμε κάποιο περίτεχνο ξύλινο ντοσιέ, για να βάλουμε μέσα την αναφορά. Δεν χρειαζόταν να συμπεριλάβουμε κάθε φωτογραφία που τραβήξαμε.

Δεν χρειαζόταν να συντάξουμε μια ολόκληρη παράγραφο με περιγραφές για την κάθε φωτογραφία ή να σχεδιάσουμε κάποιο εξεζητημένο εξώφυλλο για την αναφορά. Η παρουσίαση του έργου δεν χρειαζόταν να είναι κάτι μεγαλειώδες.

Ακολουθεί ο αναλυτικός κατάλογος των πραγματικά αναγκαίων βημάτων: «Γράψε είκοσι φράσεις ή αποφθέγματα. Εκτύπωσέ τα. Κόψε τα. Κόλλησέ τα. Τύπωσε κάτι για το εξώφυλλο. Χώρισέ το σε τρία τμήματα. Γράψε και εκτύπωσε μια παρουσίαση τριών σελίδων, απαντώντας ακριβώς και μόνο σε ό,τι έχει ζητηθεί. Πήγαινέ το στο γραφείο των προσκόπων και παράδωσέ το».

Έτοιμο. Αυτό το σημαντικό έργο για τον γιο μου, που έμεινε στάσιμο ξαφνικά, μπόρεσε να συνεχιστεί και κατόπιν να ολοκληρωθεί, επειδή αποφασίσαμε να καταγράψουμε τα ελάχιστα αναγκαία βήματα. Μία εβδομάδα προτού κλείσει τα δεκατέσσερα, έγινε αρχιπρόσκοπος.

Φυσικά, αυτός ο τρόπος προσέγγισης δεν εφαρμόζεται μόνο στα έργα των προσκόπων.

Η ερώτηση που μπορεί να σας γλιτώσει από άπειρα προβλήματα και που μπορεί να σας κάνει να βάλετε σε προτεραιότητα τις εργασίες που σας φαίνονται πολύ δύσκολες, αγχωτικές ή περίπλοκες είναι η εξής: Ποια είναι τα ελάχιστα βήματα που πρέπει να γίνουν, ώστε να ολοκληρωθεί το έργο;

Για να είμαστε σαφείς, ο προσδιορισμός των ελάχιστων βημάτων δεν σημαίνει ότι πάτε να «κλέψετε» ή ότι σκοπεύετε να κάνετε κάτι για το οποίο δεν θα είστε περήφανοι.

Τα περιττά βήματα είναι απλώς αυτό: περιττά. Η αποφυγή τους σας επιτρέπει να διοχετεύσετε όλη σας την ενέργεια στην ολοκλήρωση του έργου που πρέπει να γίνει.

Σχεδόν σε κάθε τομέα, η ολοκλήρωση είναι απείρως καλύτερη όταν αποφεύγεται η προσθήκη περιττών βημάτων, βημάτων που δεν προσθέτουν κάποια αξία.

Και η ολοκλήρωση είναι κάτι για το οποίο πρέπει να είμαστε υπερήφανοι, γιατί: Για να πετύχεις σε κάτι, θα πρέπει πρώτα να το κάνεις.

Δεν χρειάζονται όλα το «κάτι παραπάνω».

Ο καλύτερός μου φίλος, που βελτιωνόταν συνέχεια, αφιέρωνε στο διάβασμα λιγότερες ώρες από μένα, αλλά έπαιρνε καλύτερους βαθμούς. Το μυστικό του; Όταν ο καθηγητής τού ζητούσε να κάνει κάτι, έκανε μόνο αυτό που του ζητούσαν και τίποτα παραπάνω. Αυτό και μόνο. Θα εμβαθύνω: Μελετούσα περισσότερο από όσο μου ζητούσαν, ερευνούσα περισσότερο απ’ όσο χρειαζόταν.

Προσπαθούσα τόσο πολύ να καταφέρω το «κάτι παραπάνω», που δεν κατάφερνα να κάνω το αναγκαίο. Το να προσπαθείς για το παραπάνω σε πράγματα που είναι σημαντικά, όπως, για παράδειγμα, ο χειρουργός που κάνει μια επιπλέον κίνηση για να αποτρέψει τη μόλυνση στο σημείο της τομής, είναι διαφορετικό από το να προσθέτεις περιττά και μη ουσιαστικά πράγματα.

Ορίστε μια αρχή που θεωρώ ότι είναι βοηθητική: Το ότι σας ζητήθηκε να κάνετε το Α δεν είναι λόγος για να κάνετε και το Β. Για παράδειγμα, το ότι σας ζητήθηκε να ετοιμάσετε μια παρουσίαση δεν είναι ικανός λόγος για να μπείτε στη διαδικασία δημιουργίας διαφανειών και βίντεο με εξεζητημένα γραφικά κι ένα σωρό άλλα δεδομένα.

Πόσες φορές αναγκαστήκατε κυριο­λεκτικά να υποστείτε μια παρουσίαση με πολλές διαφάνειες; Ή με πάρα πολλά λόγια σε κάθε διαφάνεια; Ή με υπερβολή στα πάντα; Πραγματικά, θα θέλατε κι εσείς να δημιουργήσετε μια τέτοια εμπειρία για τους άλλους;

Μια μικρή αλλά καθοριστική στιγμή αλλαγής στην ΙΒΜ μάς προσφέρει μια καλύτερη προσέγγιση.

Ο Λούις Γκέρστνερ ήταν καινούριος στη θέση του διευθύνοντα συμβούλου και είχε καλέσει τον Νικ Ντονόφριο, ένα από τα ηγετικά στελέχη, για να συζητήσουν για την εταιρεία. Ο Γκέρστνερ θυμάται: «Εκείνη την εποχή, οι τυπικές παρουσιάσεις στις συναντήσεις της IBM περιελάμβαναν προτζέκτορες οροφής και διαφάνειες με γραφικά, τις οποίες οι υπάλληλοι της IBM αποκαλούσαν –χωρίς να θυμάται κανένας γιατί– «αλουμινόχαρτα».

Ο Νικ βρισκόταν ήδη στο δεύτερο αλουμινόχαρτο, όταν τον πλησίασα στο τραπέζι όπου βρισκόταν μαζί με την ομάδα του και, όσο πιο διακριτικά μπορούσα, του έσβησα τον προτζέκτορα.Ύστερα από μια παρατεταμένη παύση αμηχανίας, τους είπα πολύ απλά: «Απλώς, ας μιλήσουμε για τη δουλειά σας».

Υποτίθεται ότι αυτός είναι και ο σκοπός των περισσότερων παρουσιάσεων: «απλώς να μιλήσουμε για τη δουλειά σας». Οπότε, την επόμενη φορά που θα πρέπει να συντάξετε μια αναφορά ή να κάνετε μια παρουσίαση ή να αυξήσετε τις πωλήσεις, προσπαθήστε να αποφύγετε οτιδήποτε περιττό. Το περιττό δεν προκαλεί μόνο σε εσάς επιπλέον σύγχυση, αλλά και στο κοινό σας.

Ακριβώς γι’ αυτόν το λόγο, στις παρουσιά­σεις μου χρησιμοποιώ έξι διαφάνειες, με λιγότερες από δέκα λέξεις στο σύνολο. Σπάνια χρειάζεται να κάνουμε κάτι παραπάνω από αυτό που είναι αναγκαίο.

Είναι προτιμότερο να κάνουμε απλώς τα αναγκαία από το να μην κάνουμε τελικά τίποτα.

Το απόσπασμα είναι από το βιβλίο Χωρίς κόπο του Greg Mckeown που κυκλοφόρησε από τις εκδόσεις Διόπτρα στις 23 Φεβρουαρίου.